Gestion de copropriété
NOTRE MISSION
Le GESTIONNAIRE s’engage envers le syndicat, à employer toute la diligence nécessaire dans l’exécution de son mandat et à mettre à la disposition du conseil d’administration toute son expertise d’administrateur d’immeuble. À cet effet, le gestionnaire fournira aux membres du conseil d’administration tout le support requis dans l’exercice de leurs fonctions et leur fournira les rapports nécessaires, le tout en collaborant de près avec le conseil d’administration sur tous les points jugés importants par ce dernier.
Nos objectifs sont la conservation d’immeuble via un plan d’entretien préventif.
Également nous assurons une gestion prudente du fonds de prévoyance et une planification budgétaire rigoureuse afin d’avoir les sommes nécessaires pour assurer la pérennité de l’immeuble. Le tout avec un service à la clientèle de haute qualité.
Volet « Administration »
Le gestionnaire s’engage envers le syndicat à :
- Agir en conformité avec la déclaration de copropriété, conseiller les membres du conseil d’administration en ce sens, et s’assurer du respect de la réglementation.
- Participer aux réunions mensuelles du conseil d’administration (du lundi au vendredi) et réunion annuelle. Lors de la préparation des assemblées annuelles; préparer l’ordre du jour, préparer la convocation et les annexes, envoyer l’avis de convocation, inscrire les ajouts à l’ordre du jour, assister à l’assemblée, contrôler présences et procurations et distribuer les procès-verbaux.
- Percevoir tous les frais de condominium et généralement toute somme due relativement au contrat de copropriété, et faire les placements au fond de prévoyance selon les directives du conseil d’administration;
- Résilier, annuler ou mettre fin à tout contrat et donner tout avis qui semblerait nécessaire à cet effet suite à la vente d’une propriété;
- Tenir un dossier par propriétaire concernant les avis, règlements, et autres. Remettre aux propriétaires une copie des règlements;
- Négocier et signer, au nom du syndicat tous les contrats nécessaires : les assurances, la conciergerie et l’entretien. Sur demande du conseil d’administration, des coûts comparatifs pourront être fournis ou des soumissions déposées, le tout toujours sur approbation;
- Appliquer toutes les politiques adoptées par le conseil d’administration :
- Politique de dépenses;
- Politique de paiement des frais communs.
- Maintenir en tout temps, 24 heures/jour, 7 jours/7, un service téléphonique pour pallier aux urgences.
Volet « Comptabilité et secrétariat »
Le gestionnaire s’engagera envers le syndicat à :
- Fournir le secrétariat nécessaire à l’exécution des présentes;
- Transmettre au conseil d’administration, en tout temps, toutes les informations demandées;
- Effectuer une tenue informatisée des livres de l’immeuble selon la méthode de comptabilité d’exercice et fournir au conseil d’administration mensuellement un bilan, un état des résultats détaillé, la liste des transactions (déboursés) mensuelles et la liste des comptes payables et recevables;
- Soumettre au conseil d’administration un rapport financier au plus tard trois (3) mois après la fin de l’année financière;
- Préparer les déclarations d’immatriculation exigées par le Ministère du Revenu;
- Vérifier les factures et le paiement des factures, selon les politiques établies;
- Conserver, et classer les factures selon les politiques établies;
- Effectuer les collectes, et les dépôts des frais communs, et autres revenus, s’il y a lieu.
Volet « Entretien »
Le gestionnaire s’engage envers le conseil d’administration à :
- Veiller au bon entretien de l’immeuble et plus particulièrement :
- Analyser les plaintes des propriétaires;
- Procéder à l’achat du matériel de services pour l’exploitation de l’immeuble;
- Procéder à des inspections périodiques de l’immeuble en vue de planifier les travaux d’entretien et d’établir un plan d’entretien;
- Participer à la visite annuelle des immeubles et produire un rapport. Tout défaut à l’immeuble et/ou son équipement devra être signalé au conseil d’administration;
- Fournir aux membres du conseil, la liste des fournisseurs de la corporation.
- Retenir les services et surveiller tout ouvrier, concierge, entrepreneur pour réaliser le travail d’entretien courant, et de réparations mineures aux meilleurs coûts possibles.